Приложение к Приказу от 03.11.2009 г №№ 50, 122220090161 Административный регламент
Административный регламент предоставления отделом записи актов гражданского состояния республики марий эл государственной услуги по выдаче повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния (в случае утраты первых экземпляров) и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления государственной услуги Отделом записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по выдаче повторных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния
Административный регламент предоставления государственной услуги (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов исполнения государственной услуги по выдаче повторных документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при выдаче повторных документов, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по выдаче повторных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния.
1.2.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги по выдаче повторных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", 26.01.2009, N 4, ст. 445);
Конституцией Республики Марий Эл ("Марийская правда", 07.07.1995);
Налоговым кодексом Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 31.03.08, 1998, ст. 3824);
Федеральным законом РФ от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", ("Собрание законодательства Российской Федерации", 24.11.1997, N 47, ст. 5340);
Федеральным законом РФ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);
Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1;
Федеральным законом от 31 мая 2002 г. N 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 10.06.2002, N 23, ст. 2102);
Законом Республики Марий Эл от 9 ноября 2005 г. N 46-З "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Республики Марий Эл государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния" ("Собрание законодательства Республики Марий Эл", N 12, (11), 26.12.2005, ст. 449);
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 1998 г. N 1274, от 2 февраля 2006 г. N 61) ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 28, 13.07.1998, ст. 3359);
постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 1998 г. N 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 февраля 2006 г. N 61) ("Собрание законодательства Российской Федерации", 09.11.1998, N 45, ст. 5522);
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 г. N 432 "Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 февраля 2006 г. N 61) ("Собрание законодательства Российской Федерации", 26.04.1999, N 17, ст. 2149);
Гаагской Конвенцией 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (далее - Гаагская конвенция);
Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22 января 1993 г.);
Протоколом к Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (Москва, 28 марта 1997 г.);
Положением об Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл, утвержденным Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 1 марта 2006 г. N 40 "Вопросы Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл" (с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Марий Эл от 29 декабря 2006 г. N 290, от 27 ноября 2007 г. N 274, от 14 декабря 2007 г. N 296) ("Собрание законодательства Республики Марий Эл", N 4 (II), 26.04.2006, ст. 149).
1.3.Наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл, предоставляющего государственную услугу
Государственная услуга по выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния предоставляется органом исполнительной власти - Отделом записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее - Отдел ЗАГСа) и осуществляется через структурное подразделение - отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа.
Государственная услуга предоставляется в случаях, если не сохранился первый экземпляр записи акта гражданского состояния в органах записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее - органы ЗАГС) по месту государственной регистрации актов гражданского состояния и его хранения.
Государственная услуга, предусмотренная настоящим регламентом, предоставляется государственными гражданскими служащими (далее - специалистами) отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа (далее - отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа), в котором хранится второй экземпляр записи акта гражданского состояния.
1.4.Взаимодействие с государственными органами и организациями при предоставлении государственной услуги
В процессе предоставления государственной услуги в целях получения документов или проверке сведений, необходимых для получения результатов государственной услуги, осуществляется взаимодействие с органами записи актов гражданского состояния.
1.5.Получатели государственной услуги
Получателями государственной услуги являются граждане (физические лица) и организации (органы управления образования, опеки и попечительства и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав).
Повторные свидетельства и иные документы на основании заявления выдаются:
лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
родственнику умершего или другому заинтересованному лицу в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;
родителям (лицам, их заменяющим) или представителю органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;
иному лицу в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:
родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах (свидетельство о рождении ребенка);
лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным (свидетельство о заключении брака).
По просьбе указанных лиц им выдается справка, подтверждающая факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги по выдаче повторных документов
2.1.Порядок информирования о государственной услуге по выдаче повторных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния
2.1.1.В результате предоставления государственной услуги по выдаче повторных документов заявители получают повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или справку о наличии записи акта гражданского состояния.
2.1.2.Информацию о месте нахождения и графике работы Отдела ЗАГСа, отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа, а также об условии и порядке предоставления государственной услуги по выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния можно получить:
при личном обращении в Отдел ЗАГСа, отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа и органы ЗАГС;
посредством телефонной связи, электронного информирования;
в письменном виде (почтой).
Если полученная информация не удовлетворяет заявителя, он вправе в письменном виде обратиться в адрес руководителя Отдела ЗАГСа. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
удобство и доступность получения информации о процедуре;
оперативность предоставления информации;
достоверность предоставляемой информации;
полнота и четкость предоставления информации.
2.1.3.Сведения о месте нахождения, контактных телефонах (телефонах для справок), адресах электронной почты, графике (режиме) работы Отдела ЗАГСа, отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа и органов ЗАГС приводятся в приложении N 1 к Административному регламенту.
2.1.4.Информация о процедуре предоставления государственной услуги сообщается по контактным телефонам, размещается также на информационных стендах при входе в Отдел ЗАГСа и отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа.
2.2.Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении государственной услуги
2.2.1.Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами Отдела ЗАГСа, уполномоченными на ее предоставление.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
о перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
информация о месте нахождения отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа;
кому и в каких случаях выдается повторный документ;
о размере государственной пошлины;
о времени приема и выдачи документов;
о сроке исполнения государственной услуги;
о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной услуги.
Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств Интернет, почтовой, телефонной, электронной связи.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Время разговора не должно превышать 5 минут.
2.2.2.На информационных стендах в помещениях Отдела ЗАГСа и отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа размещается следующая информация:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной услуги;
текст Административного регламента с приложениями (полная версия на сайте Правительства Республики Марий Эл и (или) извлечения);
режим приема граждан (приложение 1 к Административному регламенту);
образцы заявлений на выдачу повторных документов (приложение 2 к Административному регламенту);
блок-схема порядка предоставления государственной услуги (приложение 5 к Административному регламенту);
порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги и порядок получения консультаций;
порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;
иная информация.
2.3.Требования к местам для информирования и приема посетителей
2.3.1.Место для информирования, предназначенное для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуется:
информационным стендом;
стульями и столом для возможности оформления документов;
обеспечивается бланками заявлений, образцами их заполнения, канцелярскими принадлежностями.
График (режим) работы с заявителями
2.3.2.Отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа осуществляет прием заявителей для выдачи повторных документов в соответствии со следующим графиком:
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Перерыв на обед | 9.00 - 18.00 9.00 - 18.00 9.00 - 18.00 9.00 - 18.00 9.00 - 18.00 13.00 - 14.00 |
2.3.3.Время предоставления перерыва для отдыха и питания устанавливается служебным распорядком с соблюдением графика (режима) работы с заявителями.
2.4.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги, установленные федеральными законами
2.4.1.За выдачу повторных документов о регистрации актов гражданского состояния взимается государственная пошлина. Плательщиками государственной пошлины являются заявители. Государственная пошлина уплачивается по месту совершения юридически значимого действия, факт уплаты государственной пошлины плательщиком в наличной форме подтверждается квитанцией установленной формы, выдаваемой плательщику Банком (приложение N 3 к Административному регламенту).
2.4.2.На основании подпункта 6 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за получением повторных свидетельств и иных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния государственная пошлина уплачивается до подачи заявления.
2.4.3.Размеры и порядок взимания государственной пошлины установлены главой 25.3 (подпунктом 6 пункта 1 статьи 333.26 и подпунктом 7 пункта 1 статьи 333.26) Налогового кодекса Российской Федерации.
Государственная пошлина за выдачу повторных документов о регистрации актов гражданского состояния уплачивается в следующих размерах:
за выдачу повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния - 100 рублей;
за выдачу физическим лицам справок из архива - 50 рублей.
В случае излишне уплаченной суммы государственной пошлины, ошибочно указанных реквизитов или в случае отказа в получении повторного свидетельства или иного документа, плательщику рекомендуется оформить заявление на возврат суммы платежа, а для получения повторных документов произвести повторную оплату с указанием правильных реквизитов.
2.4.4.В соответствии с пунктом 3 статьи 333.40 Налогового кодекса Российской Федерации заявление о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины производится за счет средств бюджета, в который произведена переплата, в течение одного месяца со дня подачи заявления о возврате.
2.4.5.В соответствии с подпунктами 11 и 12 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины в органах, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния, освобождаются:
физические лица - Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;
физические лица - участники и инвалиды Великой Отечественной войны.
2.4.6.В соответствии со статьей 333.39 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины за выдачу повторных свидетельств и иных документов о регистрации актов гражданского состояния освобождаются:
1) физические лица:
за выдачу свидетельств в связи с ошибками, допущенными при государственной регистрации актов гражданского состояния по вине работников, производящих государственную регистрацию актов гражданского состояния;
за выдачу справок о регистрации актов гражданского состояния для предоставления в уполномоченные органы по вопросам назначения либо перерасчета пенсий и (или) пособий;
за выдачу свидетельств о смерти при исправлении и изменении записей актов о смерти необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных лиц на основании закона о реабилитации жертв политических репрессий, а также за выдачу повторных свидетельств о смерти лиц указанной категории;
за выдачу извещений об отсутствии записей актов гражданского состояния для восстановления утраченных записей актов гражданского состояния в установленном порядке;
проживающие за пределами Российской Федерации, включая выдачу справок и документов;
2) органы управления образования, опеки и попечительства и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав - за выдачу повторных свидетельств о рождении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также повторных свидетельств о смерти их родителей;
за внесение исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния, составленные в отношении детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также в отношении их умерших родителей, включая выдачу свидетельств.
III.Административные процедуры
3.1.Результат предоставления государственной услуги
Конечными результатами предоставления государственной услуги являются:
выдача повторных свидетельств и иных документов;
отказ в выдаче повторных свидетельств и иных документов.
3.2.Сроки предоставления государственной услуги
В случае если заявитель обращается в отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа лично, повторный документ выдается в день обращения;
в случае если заявление поступает в письменной форме по средствам почтовой связи, срок предоставления государственной услуги не должен превышать 15 календарных дней, при наличии необходимости уточнения неполных сведений, указанных в заявлении, срок может быть продлен до уточнения сведений заявителем с одновременным его информированием, но не более чем на 15 календарных дней;
запросы организаций с указанием конкретной даты исполнения исполняются в указанный срок;
запросы организаций, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок.
3.3.Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги
3.3.1.Для предоставления государственной услуги по выдаче повторных свидетельств и иных документов заявителем представляются следующие документы:
1) заявление (запрос организации) о выдаче повторного свидетельства или иного документа;
2) документ, удостоверяющий личность (временное удостоверение личности, военный билет, удостоверение личности и др.);
3) извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния, выданное органами ЗАГС по месту регистрации;
4) квитанция об уплате государственной пошлины, а в установленных законодательством случаях - документ установленного образца, являющийся основанием для предоставления льгот по уплате государственной пошлины;
5) свидетельство о смерти в случае, если лицо, в отношении которого запрашивается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или справка о государственной регистрации акта гражданского состояния, умерло;
6) доверенность, удостоверенная нотариально, или доверенность, приравненная к нотариально удостоверенной доверенности в случае, если гражданин не имеет возможности лично обратиться в отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа, а также доверенность, выданная своему представителю организацией, учреждением (далее - доверенность).
К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
доверенности военнослужащих, находящихся в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этой части, соединения, учреждения или заведения;
доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.
3.3.2.Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление документов в отдел обработки, хранения документов для выдачи повторных документов.
3.3.3.Специалисты, уполномоченные принимать документы, принимают решение о предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги, информируют заявителя о принятом решении.
Если предметом обращения заявителя не является выдача повторных документов, специалисты, уполномоченные принимать документы, сообщают заявителю, к каким должностным лицам или в какой орган следует обратиться.
3.3.4.При наличии оснований, дающих заявителю право на получение повторного документа на другое лицо, специалисты выполняют следующие действия:
при наличии доверенности на получение повторного документа от лица, имеющего право на его получение в соответствии с законодательством, на заявлении указываются реквизиты доверенности либо к заявлению прилагается ксерокопия доверенности;
в случае смерти лица, на которое запрашивается повторный документ, на заявлении указываются реквизиты записи акта о смерти, либо к заявлению прилагается ксерокопия свидетельства о смерти.
3.3.5.Отказ в предоставлении государственной услуги осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки на заявлении о предоставлении государственной услуги, либо по требованию заявителя.
Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.
3.3.6.Специалисты, уполномоченные принимать документы, при поступлении заявления или запроса информируют заявителя, в отношении которого принято решение о предоставлении государственной услуги по выдаче повторных документов, что поиск записи акта гражданского состояния производится на основании сведений, содержащихся в заявлении или запросе.
Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты.
3.3.7.Специалисты, уполномоченные принимать документы, проставляют на заявлении регистрационный штамп (входящий номер), вносят сведения в журнал регистрации входящих документов (далее - журнал). В журнале также указывается: дата приема заявления или запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса, кому направлен документ, отметка об исполнении.
Датой представления заявления является дата его поступления в отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа.
Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.
3.4.Последовательность административных процедур
Исполнение государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
разъяснение заявителю порядка получения повторных документов (при личном обращении);
прием и регистрация заявления на выдачу повторных документов;
проверка правильности оформления квитанции об уплате государственной пошлины или документа, являющегося основанием для предоставления льгот по оплате государственной пошлины;
поиск записи акта гражданского состояния;
оформление повторных документов на основании записи акта гражданского состояния;
внесение отметки в запись акта гражданского состояния (в том числе в электронном варианте) о выдаче повторных документов;
внесение сведений о свидетельстве в журнал учета прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
вручение повторных документов заявителю либо их высылка посредством почтовой связи;
совершение регистрационных отметок на заявлении и в журнале регистрации исходящих документов;
отказ в выдаче документов;
подшивка документов в дело.
3.5.Установление отсутствия оснований для отказа в выдаче повторного документа. Поиск. Выдача документов
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры по выдаче документа является поступление заявления, запроса к специалистам, уполномоченным производить выдачу повторных свидетельств и иных документов.
3.5.2.Специалисты, уполномоченные производить выдачу повторных документов, осуществляют поиск требуемой записи акта гражданского состояния (с использованием справочно-поисковой системы "Находка - ЗАГС. Архив", алфавитных журналов, книг записей актов гражданского состояния).
Срок выполнения действия составляет 10 минут (при условии, что заявитель сообщает точные сведения о регистрации акта гражданского состояния).
В случае если заявитель не располагает точными сведениями, поиск осуществляется за 7 лет (за тот год, который указан в заявлении, а также за три предшествующих и три последующих года) и по всем восстановленным записям.
Срок выполнения действия не устанавливается и ограничивается требованиями к максимальному сроку выполнения административной процедуры в целом.
3.5.3.При наличии противоречий между сведениями, указанными заявителем, и сведениями, указанными в записи акта гражданского состояния, необходимо ознакомить заявителя с имеющимися несоответствиями и (после изучения вопроса) принять решение о внесении исправлений в запись акта гражданского состояния при наличии на то оснований. В случае если заявление поступило посредством почтовой связи, копию записи акта гражданского состояния следует направить в отдел ЗАГС по месту жительства заявителя для решения вопроса о внесении исправлений, известив об этом заявителя.
3.5.4.После установления наличия записи акта гражданского состояния специалисты, уполномоченные выдавать повторные документы, оформляют повторные свидетельства, справки. Бланк свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния заполняется в точном соответствии со сведениями, указанными в записи акта гражданского состояния.
Срок выполнения действия составляет 10 минут.
Повторные документы подписываются уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. В книге прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния производится учетная запись о выдаче (высылке) свидетельства (приложение 7 к Административному регламенту).
Заявитель знакомится с содержанием повторного документа, подтверждая факт получения повторного свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния подписью в журнале учета прихода и расхода бланков свидетельств, за справку или копию записи акта гражданского состояния - в журнале исходящих документов (приложение 6 к Административному регламенту).
Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.
3.5.5.Если заявление или запрос поступают посредством почтовой связи, повторные свидетельства и иные документы высылаются в органы ЗАГС по месту жительства заявителя вместе с сопроводительным письмом, содержащим указание о взыскании государственной пошлины (в случае, если к заявлению не была приложена квитанция об уплате государственной пошлины). Заявителю высылается сопроводительное письмо о предоставлении государственной услуги по выдаче повторных документов, в котором предлагается обратиться в отдел ЗАГС по месту жительства для получения требуемого документа. Сопроводительные письма регистрируются в журнале исходящей корреспонденции (приложение 6 к Административному регламенту).
Ответы на запросы организаций, предусмотренных статьей 12 Федерального закона "Об актах гражданского состояния", высылаются непосредственно в адрес заявителей.
Максимальный срок составления сопроводительного письма составляет 15 минут.
3.5.6.Специалисты, уполномоченные выдавать повторные документы, делают отметку о выдаче повторного свидетельства и иного документа в записи акта гражданского состояния (в т.ч. в электронном варианте), на заявлении и запросе заявителей.
Максимальный срок выполнения действий составляет 7 минут.
3.5.7.Если после соответствующей проверки требуемая запись не обнаружена, руководителем Отдела ЗАГСа заявителю выдается (высылается) извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния (приложение 4 к Административному регламенту). Заявителю разъясняется порядок восстановления утраченной записи. При поступлении заявления посредством почтовой связи порядок восстановления утраченной записи разъясняется в сопроводительном письме, высылаемом вместе с извещением об отсутствии записи акта гражданского состояния.
3.5.8.Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
3.6.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги по выдаче повторных свидетельств и иных документов
3.6.1.Основанием для отказа гражданину в предоставлении государственной услуги по выдаче повторных документов является отсутствие:
документов, удостоверяющих личность гражданина;
квитанции об уплате государственной пошлины за выдачу повторных свидетельств и иных документов, за исключением случаев, когда заявитель освобождается от уплаты государственной пошлины;
доверенности, если заявитель не имеет возможности лично обратиться в отдел обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа;
свидетельства о смерти в случае, если лицо, в отношении которого запрашивается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или справка о государственной регистрации акта гражданского состояния, умерло.
3.6.2.Основанием для отказа организации в предоставлении государственной услуги по выдаче повторных свидетельств и иных документов является отсутствие:
запроса в письменной форме на предоставление государственной услуги;
документа, удостоверяющего личность;
доверенности от руководителя организации на получение повторных свидетельств и иных документов и паспорта, удостоверяющего личность работника организации - при получении повторных свидетельств и иных документов органами управления образования, опеки и попечительства и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав;
ордера на исполнение поручения или нотариально удостоверенной доверенности - у адвоката.
3.7.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги
3.7.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется руководителем Отдела ЗАГСа:
путем проведения проверок соблюдения специалистами законодательства об актах гражданского состояния, правил, установленных нормативными документами, а также положений настоящего Административного регламента;
в ходе рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения получателей услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов.
3.7.2.Специалисты, уполномоченные принимать документы на выдачу повторных документов, несут персональную ответственность за:
соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал учета входящих документов;
соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации;
принятие мер по проверке предоставленных документов;
соблюдение сроков и порядка выдачи документов.
3.7.3.Ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.
3.8.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента
3.8.1.Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента (далее - жалоба) лично либо письменно в Отдел ЗАГСа.
3.8.2.Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть отправлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение приведенных доводов прилагаются к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.
3.8.3.Письменная жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений. Письменная жалоба подлежит рассмотрению в течение 15 дней со дня поступления.
Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
Если в письменном обращении не указана фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
3.8.4.В случае если в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
3.8.5.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о предоставлении государственной услуги и (или) применении дисциплинарных мер ответственности к сотруднику, ответственному за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента и повлекшие за собой жалобу заинтересованного лица.
3.8.6.Заинтересованному лицу направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 15 дней со дня поступления жалобы. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
3.8.7.Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл, решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, в Йошкар-Олинском городском суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 года N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан".
Юридическое лицо вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл, решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной услуги, в Арбитражном суде Республики Марий Эл в порядке и сроки, установленные Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.