Приложение к Постановлению от 08.04.2009 г № 59/312 Порядок
Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в республике марий эл
I.Общие положения
1.Настоящий Порядок разработан в соответствии пунктами 10 и 11 статьи 70 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", статьей 66 Закона Республики Марий Эл "О местном референдуме и голосовании по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в Республике Марий Эл" и определяет порядок хранения, передачи в архивные отделы администраций муниципальных районов и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в Республике Марий Эл.
2.Ответственность за сохранность документов возлагается на председателя (заместителя председателя) и секретаря соответствующей комиссии до передачи документов в вышестоящую комиссию или в архивный отдел администрации муниципального района либо до их уничтожения по истечении сроков хранения.
3.Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, а также их должностные лица обязаны предоставлять на безвозмездной основе необходимые помещения для хранения документов до передачи их в архивный отдел администрации муниципального района либо уничтожения по истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, обеспечивать охрану предоставляемых помещений и документов в соответствии с пунктом 1 статьи 25 Закона Республики Марий Эл "О местном референдуме и голосовании по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в Республике Марий Эл".
4.По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного хранения передаются в архивный отдел администрации муниципального района, а документы временного хранения уничтожаются согласно установленному Порядку.
II.Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в Республике Марий Эл
5.В избирательной комиссии муниципального образования хранятся в течение 5 лет со дня официального опубликования результатов голосования, а затем передаются в архивный отдел администрации муниципального района следующие документы постоянного хранения:
протоколы заседаний избирательной комиссии муниципального образования, постановления избирательной комиссии муниципального образования и документы к ним;
первый экземпляр протокола избирательной комиссии муниципального образования о результатах голосования и приобщенные к нему первый экземпляр сводной таблицы о результатах голосования, особые мнения членов избирательной комиссии муниципального образования с правом решающего голоса, жалобы (заявления), поступившие в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола о результатах голосования, и принятые по ним решения;
первые экземпляры протоколов участковых комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним особые мнения членов участковых комиссий с правом решающего голоса, жалобы (заявления), поступившие в участковые комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов участников голосования, и принятые по ним решения;
экземпляры печатных агитационных материалов или их копии, экземпляры аудиовизуальных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов, представленные в избирательную комиссию муниципального образования до начала их распространения;
документы участковых комиссий, переданные согласно пункту 9 настоящего Порядка.
6.В избирательной комиссии муниципального образования хранятся в течение 10 лет со дня официального опубликования результатов голосования, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке (приложение N 1):
копия отчета избирательной комиссии муниципального образования о поступлении и расходовании бюджетных средств, выделенных на проведение голосования;
итоговый финансовый отчет инициативной группы по проведению голосования;
сведения о поступлении и расходовании средств фонда инициативной группы по проведению голосования;
финансовые отчеты участковых комиссий о расходовании средств, выделенных на подготовку и проведение голосования.
7.В избирательной комиссии муниципального образования хранятся в течение 5 лет со дня официального опубликования результатов голосования, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке (приложение N 1):
второй экземпляр протокола избирательной комиссии муниципального образования о результатах голосования и приобщенные к нему второй экземпляр сводной таблицы о результатах голосования, заверенные копии особых мнений членов избирательной комиссии муниципального образования с правом решающего голоса, жалоб (заявлений), поступивших в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола о результатах голосования, и принятых по ним решений, актов и реестров; список членов избирательной комиссии муниципального образования с правом совещательного голоса, в том числе членов вышестоящих комиссий, членов или уполномоченных представителей инициативной группы по проведению голосования, наблюдателей от инициативной группы, иностранных (международных) наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при определении результатов голосования и составлении протоколов;
первичные финансовые документы, приложенные к отчету избирательной комиссии муниципального образования о поступлении и расходовании бюджетных средств, выделенных на проведение голосования;
первичные финансовые документы, приложенные к итоговому финансовому отчету инициативной группы по проведению голосования;
первичные финансовые документы, приложенные к отчетам участковых комиссий о расходовании средств, выделенных на подготовку и проведение голосования;
сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь для проведения агитации, представленные организациями телерадиовещания, редакциями периодических печатных изданий;
сведения об объемах и стоимости эфирного времени и печатных площадей, предоставленных для проведения агитации организациями телерадиовещания и редакциями периодических печатных изданий;
сведения о размере и других условиях оплаты работ или услуг организаций, индивидуальных предпринимателей по изготовлению печатных агитационных материалов;
акты и реестры, приобщенные к первому экземпляру протокола избирательной комиссии муниципального образования о результатах голосования; подлинники и копии других актов и реестров, связанных с подготовкой и проведением голосования, хранящиеся в избирательной комиссии муниципального образования;
акты и реестры, приобщенные к первым экземплярам протоколов участковых комиссий об итогах голосования;
документы участковых комиссий, переданные согласно пункту 10 настоящего Порядка, за исключением опечатанных бюллетеней для голосования, списков участников голосования.
8.В избирательной комиссии муниципального образования хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов голосования, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке (приложение N 2):
подписные листы с подписями участников голосования;
опечатанные бюллетени для голосования;
списки участников голосования с приобщенными к ним официальными документами уполномоченных органов и личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые комиссии в период уточнения списков участников голосования, реестрами, заявлениями (обращениями) участников голосования о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, списками и заявлениями досрочно проголосовавших участников голосования.
9.В участковой комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в избирательную комиссию муниципального образования следующие документы постоянного хранения:
протоколы заседаний участковой комиссии, постановления участковой комиссии и документы к ним.
10.В участковой комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в избирательную комиссию муниципального образования следующие документы временного хранения:
второй экземпляр протокола участковой комиссии об итогах голосования и приобщенные к нему заверенные копии особых мнений членов участковой комиссии с правом решающего голоса, жалоб (заявлений), поступивших в участковую комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников голосования, и принятых по ним решений, актов и реестров; список членов участковой комиссии с правом совещательного голоса, в том числе членов вышестоящих комиссий, членов или уполномоченных представителей инициативной группы по проведению голосования, наблюдателей от инициативной группы, иностранных (международных) наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при подсчете голосов;
составленные участковой комиссией акты, реестры и ведомости, не приложенные к протоколу об итогах голосования;
опечатанные бюллетени для голосования;
списки участников голосования с приобщенными к ним официальными документами уполномоченных органов и личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые комиссии в период уточнения списков участников голосования, реестрами, заявлениями (обращениями) участников голосования о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, списками и заявлениями досрочно проголосовавших участников голосования.
III.Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования в Республике Марий Эл
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных разделом II, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального района, предварительного рассмотрения описи этих документов архивным отделом администрации муниципального района и утверждения экспертно-проверочной комиссией Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.
Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, и утвержденному председателем избирательной комиссии муниципального образования (приложение N 1). Уничтожение документов производится путем их сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см., растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок в присутствии представителя избирательной комиссии муниципального образования.
Подписные листы с подписями участников голосования, опечатанные бюллетени для голосования, списки участников голосования уничтожаются только путем сжигания по акту по истечении установленных разделом II сроков хранения в присутствии представителя избирательной комиссии муниципального образования (приложение N 2).
Исключается ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.