Постановление от 13.06.2012 г № 1427
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача справок, копий, выписок из архивных документов и похозяйственных книг»
В соответствии с постановлением администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" от 22 июля 2010 года N 2075 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, исполнения муниципальных функций структурными подразделениями администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача справок, копий, выписок из архивных документов и похозяйственных книг".
2.Семеновскому территориальному управлению администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" разместить административный регламент "Выдача справок, копий, выписок из архивных документов и похозяйственных книг" на портале государственных услуг Республики Марий Эл в сети Интернет на официальном Интернет-портале администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
3.Опубликовать настоящее постановление в газете "Йошкар-Ола".
4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" Тукманову В.В.
Мэр
города Йошкар-Олы
О.ВОЙНОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА СПРАВОК, КОПИЙ,
ВЫПИСОК ИЗ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОХОЗЯЙСТВЕННЫХ КНИГ"
СЕМЕНОВСКИМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ УПРАВЛЕНИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД ЙОШКАР-ОЛА"
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, устанавливает порядок, определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий должностных лиц Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - Семеновское территориальное управление) при осуществлении подготовки и выдачи справок, копий архивных документов, выписок из них и похозяйственных книг, находящихся на хранении в Семеновском территориальном управлении администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола";
- решением Собрания депутатов городского округа "Город Йошкар-Ола" от 23.11.2011 N 338 "О Положении о Семеновском территориальном управлении администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
1.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Семеновского территориального управления городского округа "Город Йошкар-Ола", несущими ответственность за качество и своевременность предоставления муниципальной услуги.
1.4.Заявителями (получателями) муниципальной услуги являются физические и юридические лица (далее - заявители).
1.5.Конечным результатом оказания заявителю муниципальной услуги является:
- выдача документа;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги с информированием заявителя о порядке и сроках обжалования.
1.6.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
II.Требования, предъявляемые к порядку предоставления муниципальной услуги
Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
2.1.Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:
- непосредственно при личном обращении в Семеновское территориальное управление;
- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования.
2.2.Местонахождение и почтовый адрес Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола":
индекс 424918
Республика Марий Эл,
г. Йошкар-Ола,
с. Семеновка, ул. Советская, д. 10а.
Телефоны для справок: (8362) 56-99-12 (приемная), 72-82-66 (специалисты).
2.3.Электронный адрес для направления обращений: suaqo@mail.ru.
График работы
2.4.Режим работы, график приема граждан, организация деятельности Семеновского территориального управления регламентируется приказом руководителя Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" от 02.04.2012 N 22 "О Правилах внутреннего трудового распорядка Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола":
понедельник - пятница - с 8.00 - 17.00;
предпраздничные дни - с 8-00 - 16-00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
обеденный перерыв - с 12.00 - 13.00.
Прием документов: с 8.00 - 11.45;
с 13.00 - 16.45.
Перечень документов, необходимых
для получения муниципальной услуги
2.5.Для получения муниципальной услуги заявителем представляются следующие документы:
для физических лиц:
- письменное заявление (запрос) о выдаче запрашиваемого документа по установленному образцу (Приложение N 1 к Регламенту);
- документ, удостоверяющий личность;
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени заявителя (доверенность, оформленная в соответствии с законом);
для юридических лиц:
- заявление (запрос) о выдаче запрашиваемого документа на бланке организации за подписью руководителя согласно образцу (Приложение N 2 к Регламенту);
- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица (доверенность, оформленная в соответствии с законом, или заверенные в соответствии с законом копии приказа о назначении на должность, устава юридического лица).
Порядок получения информации (консультации) по процедуре
предоставления муниципальной услуги
2.6.Консультации заявителям по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляются:
- при личном обращении;
- при письменном обращении (в том числе посредством электронной почты);
- по телефону.
2.7.Консультирование по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Семеновского территориального управления.
2.8.При консультировании по письменным обращениям заявителей ответ направляется почтой в срок, не превышающий 15 дней со дня регистрации обращений в Семеновское территориальное управление.
2.9.При устных обращениях и ответах на телефонные звонки специалистами территориального управления подробно, четко и в вежливой форме дается исчерпывающая информация заявителям по существу интересующих их вопросов. Время разговора не должно превышать 10 минут.
2.10.При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован другому должностному лицу, либо обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.11.При консультировании специалист обязан предоставить информацию по следующим вопросам:
- информацию о входящих номерах, под которыми зарегистрировано заявление о предоставлении муниципальной услуги;
- информацию о принятии решения по конкретному заявлению о предоставлении муниципальной услуги;
- перечень необходимых документов для предоставления муниципальной услуги.
Требования к местам предоставления муниципальной услуги
2.12.Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в кабинетах специалистов Семеновского территориального управления.
2.13.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано вывеской (табличкой), содержащей информацию о полном наименовании органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, месте его нахождения, режиме работы, телефонном номере для справок.
В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников.
2.14.Места предоставления муниципальной услуги оборудуются:
- информационными стендами;
- средствами электронной техники;
- столами и стульями;
- канцелярскими принадлежностями;
- средствами оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.15.Рабочие места специалистов должны быть оборудованы необходимой мебелью, телефонной связью, компьютерной и оргтехникой.
2.16.В здании, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть предусмотрено оборудование доступных мест общего пользования (туалета) и размещение, в случае необходимости, верхней одежды посетителей; ожидание приема предполагается в коридоре, оборудованном местами для сидения.
2.17.Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
Помещение должно быть оснащено системой противопожарной сигнализации.
2.18.На официальном Интернет-портале администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", а также на информационных стендах Семеновского территориального управления подлежит размещению следующая информация:
- наименование Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", оказывающего муниципальную услугу;
- местонахождение Семеновского территориального управления;
- график работы Семеновского территориального органа;
- номера телефонов для справок, официальный адрес электронной почты, адрес официального Интернет-портала администрации городского округа "Город Йошкар-Ола";
- текст административного регламента;
- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- описание процедуры оказания муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы согласно приложению N 3 к Регламенту;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- форма заявления о предоставлении документа установленного образца;
- перечень оснований для отказа в предоставлении запрашиваемых документов;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
- порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия сотрудников Семеновского территориального управления, предоставляющих муниципальную услугу.
2.19.Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Семеновского территориального управления при личном контакте с заявителями, с использованием средств Интернета, почтовой и телефонной связи.
2.20.Заявители, представившие документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются:
- об основаниях для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- о сроке подготовки документов и возможности их получения.
Перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
2.22.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения (наличие в заявлении исправлений, повреждений, ошибок и описок, не позволяющих однозначно установить его содержание; отсутствие на заявлении фамилии, имени, отчества (наименования юридического лица), обратного адреса заявителя);
- отсутствие запрашиваемых сведений и документов в архиве Семеновского территориального управления;
- отсутствие документов, удостоверяющих полномочия представителя физического или юридического лица;
- отсутствие документа, удостоверяющего личность заявителя.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при оказании муниципальной услуги
3.1.Предоставление муниципальной услуги Семеновским территориальным управлением администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" включает в себя последовательность следующих административных процедур:
- прием, первичную проверку и регистрацию заявления с приложенными документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги;
- рассмотрение заявления и представленных документов для установления права на муниципальную услугу;
- принятие решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
При решении о предоставлении муниципальной услуги:
- подготовка запрашиваемого документа и, при необходимости, сопроводительного письма;
- выдача документов по запросам заявителей.
При решении об отказе в предоставлении услуги:
- письменное уведомление заявителя об отказе в выдаче документа с указанием причин, которое направляется в течение 15 дней со дня регистрации заявления.
Порядок оказания муниципальной услуги определен в блок-схеме оказания муниципальной услуги (Приложение N 3 к Регламенту).
Прием и регистрация заявлений и документов
для предоставления муниципальной услуги
3.2.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в Семеновское территориальное управление с заявлением и документами, указанными в настоящем Регламенте, по форме согласно приложению N 1 к Регламенту.
3.3.Заявитель (физическое или юридическое лицо) письменно обращается с заявлением на имя руководителя Семеновского территориального управления. В ходе заполнения бланка заявления заявитель, при необходимости, может получить консультационную помощь специалиста по делопроизводству. Время оформления заявления заявителем при получении консультации не должно превышать 10 - 15 минут.
3.4.Обращение за получением муниципальной услуги, а также предоставление муниципальной услуги могут осуществляться с учетом электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты) в соответствии с требованиями Федерального закона "Об электронной подписи" и требованиями Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Такие документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе, за исключением случаев, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлен запрет на получение муниципальной услуги в электронной форме.
3.5.Заявление о предоставлении услуги, поступившее от физического либо юридического лица, в установленном порядке в день поступления регистрируется специалистом Семеновского территориального управления, ответственным за регистрацию корреспонденции, поступающей в Семеновское территориальное управление.
3.6.Специалист Семеновского территориального управления, ответственный за прием документов, проводит первичную проверку представленных документов от заявителя на предмет соответствия их установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что:
- документы заверены в соответствии с законом;
- тексты документов написаны разборчиво, наименование юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения;
- фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства заявителей - физических лиц написаны полностью;
- документы не исполнены карандашом, не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;
- не истек срок действия представленных документов.
Поступление заявления в Семеновское территориальное
управление и рассмотрение документов
3.7.Руководитель Семеновского территориального управления рассматривает поступившее заявление и направляет его для исполнения с резолюцией о разрешении выдачи запрашиваемого документа.
3.8.Лицом, ответственным за предоставление запрашиваемого документа, является специалист Семеновского территориального управления, в обязанности которого в соответствии с его должностными инструкциями включены соответствующие функции.
3.9.Специалист Семеновского территориального управления, ответственный за оформление документов для предоставления муниципальной услуги, осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.
При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных заявителем документов установленным требованиям специалист Семеновского территориального управления, ответственный за прием документов, уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги и предлагает принять меры по их устранению.
По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений определяется наличие либо отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу.
3.10.Специалистом Семеновского территориального управления, ответственным за оформление документов для предоставления муниципальной услуги, вносится запись о приеме заявления в журнал учета запросов документов по установленному образцу и в 2-дневный срок, но не более 10 календарных дней со дня регистрации обращения, подготавливается запрашиваемый документ.
В исключительных случаях территориальное управление вправе продлить срок рассмотрения заявления до 15 дней, уведомив об этом заявителя.
3.11.Выписки из похозяйственных книг составляются в соответствии с данным Регламентом специалистом Семеновского территориального управления, ответственным за предоставление муниципальной услуги, по домовладениям, находящимся на территории ведения Семеновского территориального управления. Если выписка занимает более одного листа, все листы выписки документа должны быть прошиты, пронумерованы в установленном порядке, заверены печатью.
3.12.Специалист, осуществляющий прием и выдачу документов, несет ответственность за сохранность документов, соблюдение установленного срока рассмотрения, правильность и полноту оформления выписок, а также за достоверность и правильность вносимых в них сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.13.Выдача копий документов (справок, выписок) производится на основании документов, находящихся на постоянном хранении в архиве Семеновского территориального управления.
3.14.Завершением процедуры предоставления муниципальной услуги является:
- выдача запрашиваемого документа под роспись на руки заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и документов, подтверждающих его полномочия на получение документа, с внесением специалистом Семеновского территориального управления соответствующей записи в графе "Дата исполнения запроса" в журнале учета запросов и выдачи документов;
- заявитель расписывается в получении требуемого документа на заявлении (запросе) о выдаче документа и в журнале учета запросов и выдачи документов;
- направление посредством почтовой связи ответа об отказе в предоставлении документа, содержание которого не имеет отношения к заявителю либо целям, ради которого заявитель запрашивает копию или дубликат документа.
3.15.Письма заявителям подготавливаются специалистом Семеновского территориального управления, оформляются на бланке Семеновского территориального управления, подписываются руководителем Семеновского территориального управления, в установленном порядке регистрируются и высылаются заявителю.
IV.Контроль за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятию обоснованных решений специалистами Семеновского территориального управления осуществляется непосредственно руководителем Семеновского территориального управления, а также уполномоченными должностными лицами Семеновского территориального управления, ответственными за организацию данного направления работы.
4.2.Руководитель Семеновского территориального управления организует работу по оказанию муниципальной услуги, определяет должностные обязанности сотрудников и осуществляет контроль за их исполнением, принимает меры к совершенствованию форм и методов служебной деятельности, обучает подчиненных и несет ответственность за соблюдение законности при предоставлении ими муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.3.Специалист, осуществляющий прием заявлений, несет ответственность за соблюдение установленного срока рассмотрения заявления и порядка выдачи документов, правильность заполнения журнала учета заявлений и выдачи запрашиваемых документов.
4.4.Специалист Семеновского территориального управления, уполномоченный на предоставление информации и исполнение запросов граждан, несет ответственность за соблюдение установленного порядка предоставления информации, ее достоверность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.5.Обязанности работников Семеновского территориального управления по исполнению Регламента закрепляются в их должностных инструкциях.
4.6.Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем Семеновского территориального управления проверок соблюдения Регламента подчиненных ему должностных лиц, ответственных за оказание муниципальной услуги, направленных на выявление и устранение причин и условий, вследствие которых были нарушены права граждан, а также рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц территориального управления.
4.7.В случае выявления нарушений прав граждан по результатам проведенных проверок в отношении виновных должностных лиц управления принимаются меры дисциплинарного взыскания в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и принятых решений в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Получатель муниципальной услуги (заявитель) имеет право обжаловать решения и действия (бездействие) Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего в судебном и в досудебном (внесудебном) порядке.
5.2.Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) Семеновского территориального управления администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего осуществляются в соответствии с главой 2.1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".