Приложение к Приказу от 31.12.2010 г №№ 302, 12000201000730 Административный регламент
Административный регламент департамента экологической безопасности, природопользования и защиты населения республики марий эл по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в департаменте экологической безопасности, природопользования и защиты населения республики марий эл»
Раздел I.Общие положения
1.Наименование государственной функции
Наименование государственной функции - "Рассмотрение обращений граждан в Департаменте экологической безопасности, природопользования и защиты населения Республики Марий Эл" (далее - государственная функция).
2.Наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл, исполняющего государственную функцию
Государственную функцию исполняет орган исполнительной власти Республики Марий Эл - Департамент экологической безопасности, природопользования и защиты населения Республики Марий Эл (далее - Департамент).
В Департаменте обеспечением исполнения государственной функции непосредственно занимаются руководитель Департамента, его заместители, руководители и специалисты структурных подразделений в зависимости от содержания обращения.
3.Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1, ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, ст. 2; N 4, ст. 445) (далее - Конституция РФ);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, N 95, от 05.05.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410) (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ);
Конституцией Республики Марий Эл (Марийская правда от 7 июля 1995 г.; Собрание законодательства Республики Марий Эл: 1997, N 11, ст. 402; 1998, N 1, ст. 1; 2000, N 3, ст. 64, N 7, ст. 186; 2001, N 1, ст. 1, 2; N 6, ст. 261, 262; 2003, N 7, ст. 191; 2004, N 7 (часть I), ст. 182, N 10, ст. 278; 2005, N 7, ст. 278; 2006, N 11, ст. 402; 2008, N 9 (часть II), ст. 458; 2010, N 7, ст. 333;
Указом Президента Республики Марий Эл от 7 ноября 2006 г. N 195 "О порядке организации работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2006, N 12 (II) ст. 466; 2007, N 4, ст. 169) (далее - Указ Президента N 195).
В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:
"обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
"предложение" - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
"заявление" - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
"жалоба" - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
"должностное лицо" - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
4.Описание результата исполнения государственной функции
Конечным результатом исполнения государственной функции может являться:
письменный или устный ответ на все поставленные в обращении гражданина вопросы с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений;
необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными вопросами с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.
Ответ предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
5.Получатели исполнения государственной функции
Получателями исполнения государственной функции являются юридические и физические лица (далее - граждане Российской Федерации).
Государственная функция также исполняется в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
Раздел II.Требования к порядку исполнения государственной функции
6.Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции
6.1.Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить в Департаменте, расположенном по адресу: ул. Волкова, 103, г. Йошкар-Ола, 424000. В случае необходимости обращение, направленное в государственный орган, может быть рассмотрено с выездом на место.
Часы работы:
Понедельник - пятница - 8.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.30);
суббота, воскресенье - выходные дни.
6.2.Сведения о месте расположения Департамента, часах работы, номерах телефонов для справок и консультации по вопросам получения государственной услуги размещаются на сайте Департамента.
Справочные телефоны на предоставление государственной услуги:
(8362) 63-03-94 - приемная руководителя Департамента;
(8362) 41-11-64 - начальник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента;
(8362) 63-01-76 - кадровая служба Департамента.
Адрес официального сайта Департамента в сети Интернет, содержащего информацию об исполнении государственной функции:
www.gov.mari.ru/debzn.
Адрес официального Интернет-портала Республики Марий Эл, содержащего информацию об исполнении государственной функции:
http://www.portal.mari.ru/debzn.
Факсимильное письменное обращение направляется по номеру:
8 (8362) 63-03-94.
Адрес электронной почты: E-mail: debzn@mari-el.ru.
Информирование граждан об исполнении государственной функции, касающейся факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименовании структурного подразделения Департамента, ответственного за его рассмотрение, контактных телефонах должностных лиц Департамента, почтовых адресах, адресах электронной почты, месторасположении структурных подразделений осуществляет отдел по защите государственной тайны и информационной безопасности. По другим вопросам, касающимся рассмотрения обращения по существу, информационно-справочная работа осуществляется в структурных подразделениях Департамента, ответственных за рассмотрение обращения гражданина.
Перечень номеров телефонов для осуществления указанной функции утверждается руководителем Департамента и публикуется на официальном Интернет-портале Департамента - www.gov.mari.ru/debzn вместе с настоящим Регламентом.
Справочные, статистические и аналитические материалы, касающиеся исполнения государственной функции, размещаются в соответствующем разделе официального Интернет-портала Департамента.
График приема граждан размещается на информационных стендах, находящихся в приемной Департамента, а также на официальном Интернет-портале Департамента.
6.3.Консультации по процедуре исполнения государственной функции могут предоставляться:
на личном приеме;
по письменным обращениям;
по телефону 63-01-76.
6.3.1.Гражданин при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства, суть предложения, заявления или жалобы.
При осуществлении консультирования на личном приеме уполномоченное должностное лицо Департамента, выдающее консультацию, обязано:
представиться, указав должность, фамилию, имя и отчество, наименование структурного подразделения Департамента, сотрудником которого он является;
дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 30 минут), посетителю может быть предложено обратиться письменно либо назначить для получения консультации другое удобное для него время;
в конце разговора уполномоченное должностное лицо Департамента должно кратко подвести итоги разговора;
вести разговор в вежливой и корректной форме, лаконично, по существу вопроса.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Департамента, должностное лицо информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.
Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более 1 часа. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.
6.3.2.При осуществлении консультирования по телефону уполномоченное должностное лицо Департамента обязано:
представиться, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения Департамента, сотрудником которого он является;
выслушать и уточнить, при необходимости, суть вопроса;
вежливо, корректно и лаконично дать ответ по существу вопроса;
при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предложить собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время и к назначенному сроку подготовить ответ по вышеуказанным вопросам.
Должностное лицо Департамента, выдающее консультацию, вправе предложить собеседнику представиться.
6.3.3.В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, должностное лицо Департамента предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.
6.3.4.Должностное лицо Департамента при осуществлении консультации обязано ответить на следующие вопросы:
о порядке обращения за получением информации исполнения государственной функции, включая информацию о графике работы и местонахождении Департамента;
о требованиях к Заявителю;
о перечне документов, необходимых для получения информации исполнения государственной функции, и требованиях к их оформлению;
о перечне нормативных правовых актах, регулирующих исполнение государственной функции;
о сроках исполнения государственной функции.
7.Сроки исполнения государственной функции
7.1.Письменные обращения (в том числе и поступившие по электронно-цифровой почте) подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Департамент.
7.2.Срок рассмотрения письменных обращений, поступивших в Департамент в соответствии с его компетенцией, - тридцать дней со дня их регистрации.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня его регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
7.3.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия), срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения.
7.4.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
При направлении обращения гражданина на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, при необходимости, в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
7.5.В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня его регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
7.6.Департамент по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
7.7.Обращения граждан, направленные в Департамент Президентом Республики Марий Эл или Правительством Республики Марий Эл с контролем исполнения, рассматриваются в сроки, установленные Президентом Республики Марий Эл или Правительством Республики Марий Эл, или в сроки, установленные руководителем Департамента. Если направившим обращение органом или должностным лицом срок не указан, то письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение 7 дней со дня его регистрации обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
8.Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
В исполнении государственной функции может быть отказано по следующим основаниям:
в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
в обращении обжалуется судебное решение (структурным подразделением Департамента, определенным в качестве ответственного исполнителя, в течение 7 дней со дня его регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле);
в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);
текст письменного обращения не поддается прочтению (ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);
в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (исполнитель вправе предложить руководителю структурного подразделения Департамента принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Департамент. С этой целью руководитель структурного подразделения Департамента, ответственного за его исполнение, готовит служебную записку на имя руководителя Департамента, в которой обосновывает причину прекращения переписки с гражданином, а также проект письма в адрес автора обращения с аналогичным обоснованием. Руководитель Департамента в случае согласия с предложением руководителя структурного подразделения Департамента, ответственного за его исполнение, подписывает письмо в адрес заявителя, а также ставит резолюцию "согласен" на служебной записке);
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);
в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Департамент либо его должностному лицу.
9.Требования к местам исполнения государственной функции
Для удобства и комфорта исполнения государственной функции:
помещение Департамента для непосредственного взаимодействия специалистов с Заявителями должно быть организовано в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько специалистов;
места ожидания Заявителей должны быть оборудованы стульями, количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании;
вход и передвижение по помещениям, в которых проводится личный прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями;
оборудуется место для оформления Заявителями документов, которое обеспечивается образцами заполнения документов и информационными материалами;
обращение (предложение, заявление, жалоба) и письменные доказательства (обоснования) к обращению.
Документы представляются в одном экземпляре.
Форма обращения произвольная. Обращение должно содержать наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (получателя исполнения государственной функции), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
10.Другие положения, характеризующие требования, предъявляемые к исполнению государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется на безвозмездной основе.
Раздел III.Административные процедуры исполнения государственной функции
11.Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
При исполнении государственной функции выделяют следующие административные процедуры:
прием и регистрация письменных обращений;
направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности;
рассмотрение письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа;
личный прием граждан.
Блок-схема исполнения государственной функции, отражающая последовательность административных процедур, прилагается к настоящему Регламенту.
11.1.Прием и регистрация письменных обращений
Поступающие в Департамент письменные обращения (бандероли, посылки) принимаются сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности, ответственным за делопроизводство.
В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения министром.
При приеме письменных обращений сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
сортируются телеграммы;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма сотрудником Департамента, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сотрудниками отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.
Обращения граждан в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в отдел по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента через официальный сайт Департамента путем заполнения Заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.
Интернет-обращение распечатывается сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:
отсутствие адреса для ответа;
поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;
невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).
Письменный ответ Департамента на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента путем внесения необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Департамент в журнал учета обращений граждан.
На каждое поступившее обращение заводится отдельная карточка учета письменных обращений граждан (далее - карточка учета).
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента при регистрации проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяет поступившие обращения на повторность.
Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в карточке учета делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
Повторными считаются обращения, поступившие в Департамент от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными:
обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;
обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в карточке учета делается отметка "Повторное".
В карточке учета фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Фамилия, имя, отчество" указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также указывается общее число авторов. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе "Аннотация обращения" (Сидорова М.М.). В карточке учета делается отметка "Коллективное".
Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.
В карточке учета в графе "Фамилия, имя, отчество" делается запись "Анонимное", а в графе "Домашний адрес:" указывается территория по почтовому штемпелю.
По результатам регистрации указанные обращения направляются сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента в структурные подразделения Департамента для сведения и использования в работе или списываются в дело.
Графа "Почтовый адрес:" карточки учета заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка.
Слова "город", "край", "дом", "корпус", "квартира" полностью писать не рекомендуется. Например, 424000, Республика Марий Эл, г. Волжск, ул. Пушкина, 34 - 25.
Необходимо также пользоваться сокращениями слов при обозначении адреса:
"п." - поселок;
"с." - село;
"ст." - станица;
"х." - хутор;
"ст-я" - станция;
"б-р" - бульвар;
"линия" - линия;
"наб." - набережная;
"пер." - переулок;
"пл." - площадь;
"пр-т" - проспект;
"пр-д" - проезд;
"туп." - тупик;
"мкр." - микрорайон;
"кварт." - квартал.
Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.
На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента проставляется штамп Департамента с указанием даты регистрации обращения в журнале учета обращений граждан и регистрационного номера обращения.
Срок приема и регистрации письменных обращений - 3 дня с момента поступления в Департамент.
11.2.Направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности
Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в журнале учета обращений граждан.
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента в день поступления обращения передает письменное обращение руководителю Департамента для получения резолюции.
Обращения, рассмотренные руководителем Департамента, передаются сотруднику отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента для регистрации резолюции в журнале учета обращений граждан и последующего направления обращения в структурное подразделение Департамента, ответственное за исполнение обращения вместе с карточкой учета.
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента передает обращение на рассмотрение в структурное подразделение Департамента, которому руководитель Департамента поручил рассмотрение обращения в день получения резолюции руководителя Департамента.
Руководитель структурного подразделения Департамента, ответственного за рассмотрение обращения, в день поступления обращения в соответствующее структурное подразделение Департамента определяет сотрудника структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения (далее - исполнитель).
В случае если исполнителем установлено, что письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, то исполнитель готовит такое обращение для направления в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если фамилия и почтовый адрес гражданина, направившего обращение, не поддаются прочтению.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется исполнителем в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
При направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу исполнителем могут в случае необходимости запрашиваться в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Департамента, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Проект ответа заявителю или письма о направлении обращения по подведомственности согласовывается исполнителем с руководителем структурного подразделения, ответственного за исполнение обращения, визируется им, после чего передается руководителем структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение обращения, на подпись руководителю Департамента.
Срок направления письменного обращения на рассмотрение по подведомственности - 7 дней со дня регистрации.
11.3.Рассмотрение письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа
Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в журнале учета обращений граждан.
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента в день поступления обращения передает письменное обращение руководителю Департамента для получения резолюции.
Обращения, рассмотренные руководителем Департамента, передаются сотруднику отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента для регистрации резолюции в журнале учета обращений граждан и последующего направления обращения в структурное подразделение Департамента, ответственное за исполнение обращения вместе с карточкой учета.
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента передает обращение на рассмотрение в структурное подразделение Департамента, которому руководитель Департамента поручил рассмотрение обращения в день получения резолюции руководителя Департамента.
Руководитель структурного подразделения Департамента, ответственного за рассмотрение обращения, в день поступления обращения в соответствующее структурное подразделение Департамента, определяет сотрудника структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения и подготовку проекта ответа.
Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: "Вручить немедленно" или "Срочно", рассматриваются руководителями структурных подразделений Департамента незамедлительно.
В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Департамента, ответственным исполнителем является подразделение Департамента, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину. Остальным соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители) сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента направляются копии обращения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа заявителю или сообщают об отсутствии указанных предложений.
Подготовка проекта ответа Департамента осуществляется сотрудником структурного подразделения Департамента, ответственного за рассмотрение обращения. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается руководителем структурного подразделения Департамента, ответственного за рассмотрение обращения, на подпись руководителю Департамента.
Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через сотрудника отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента на основании резолюции руководителя Департамента либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование структурного подразделения Департамента, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.
В случае разногласий между руководителями структурных подразделений Департамента о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководителем Департамента.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.
В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, ответственным исполнителем запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.
При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы ответственный исполнитель и иные сотрудники структурных подразделений Департамента.
При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением гражданина передается в отдел по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных сотрудников принимается руководителем Департамента или его заместителями.
Результаты рассмотрения обращения сообщаются ответственным исполнителем его автору, в необходимых случаях - в орган, направивший обращение гражданина в Департамент.
Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ Департамента.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.
Ответы на обращения граждан подписываются руководителем Департамента (заместителем руководителя Департамента).
Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.
Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения органа, направившего обращение гражданина в Департамент, возвращаются сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента автору обращения заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
Исходящие регистрационные номера ответам, подписанным руководителем Департамента, присваиваются сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента. Указанные ответы на обращения вместе с перепиской направляются в отдел по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента для регистрации и отправки адресатам.
Перед отправкой ответов заявителям сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
Материалы исполненного обращения с копией ответа заявителю формируются в дела сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента, в соответствии с номенклатурой дел Департамента.
Подлинники обращений граждан, взятых на контроль отделом по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента, сопроводительные документы к ним, визовые копии ответов заявителям формируются в дела сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента в соответствии с номенклатурой дел Департамента.
Срок рассмотрения письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа - 30 дней со дня регистрации.
11.4.Личный прием граждан
Руководитель Департамента осуществляет личный прием в помещении Департамента.
Личный прием граждан заместителями руководителя Департамента и руководителями структурных подразделений Департамента осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым руководителем Департамента.
Ответственным за организацию личного приема граждан руководителем Департамента, заместителями руководителя Департамента, руководителями структурных подразделений Департамента является начальник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Результаты приема заносятся в журнал личного приема граждан и учетную карточку приема граждан сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема граждан (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).
На личном приеме гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные федеральным законом для рассмотрения таких обращений.
На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "принято на личном приеме". Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
В случае необходимости при ведении личного приема граждан руководителем Департамента и его заместителями могут быть приглашены сотрудники структурных подразделений Департамента, в компетенцию которых входит рассмотрение поднимаемых гражданином вопросов.
Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он вправе обратиться.
12.Цели и формы контроля за рассмотрением обращений
Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.
Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в форме текущего контроля.
12.1.Порядок осуществления текущего контроля
Текущий контроль за рассмотрением обращений граждан включает:
постановку поручений по рассмотрению обращений на контроль;
сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;
подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;
подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;
снятие обращений с контроля.
Постановку поручений по рассмотрению обращений на контроль, сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений, подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям, подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан, снятие обращений с контроля осуществляет сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
Ответственность за осуществление текущего контроля за рассмотрением обращений граждан несет начальник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента.
Сотрудник отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента еженедельно направляет в структурные подразделения Департамента информацию об обращениях, срок рассмотрения которых истек либо истекает в ближайшие четырнадцать дней.
Ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на руководителей структурных подразделений Департамента, ответственных за рассмотрение обращения.
Обращения, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля отделом по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу заявителям.
Снятие с контроля исполнения обращений осуществляется сотрудником отдела по защите государственной тайны и информационной безопасности Департамента при регистрации ответа заявителю.
Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
12.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции
Контроль полноты и качества исполнения государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Департамента.
Порядок и периодичность проведения плановых проверок выполнения специалистами Департамента положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, устанавливаются в соответствии с планом работы Департамента на текущий год.
В случае ненадлежащего исполнения специалистами Департамента служебных обязанностей предусматривается проведение внеплановых проверок на предмет полноты и качества исполнения ими государственной услуги, по результатам которых в отношении виновных специалистов Департамента применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.
12.3.Ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции
Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции руководителя Департамента исполнители, а также сотрудники структурного подразделения, ответственные за рассмотрение обращения.
Исполнитель и руководитель структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение обращения, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с федеральным законодательством.
Руководители структурных подразделений Департамента должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков рассмотрения обращений граждан, принимать меры по устранению причин нарушений, а также вносить предложения руководителю Департамента о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения обращений граждан.
Исполнители несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в том числе за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, правильность и обоснованность действий, законность применяемых мер.
О мерах, принятых в отношении виновных ответственных исполнителей, Департамент в письменной форме сообщает лицу, права и (или) законные интересы которого нарушены, в десятидневный срок со дня принятия таких мер.
Руководители структурных подразделений Департамента обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:
количество и характер рассмотренных обращений граждан;
количество и характер решений, принятых по обращениям граждан Департаментом в пределах его полномочий.
Руководители структурных подразделений Департамента организуют учет и анализ вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.
Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.