Приложение к Приказу от 18.02.2010 г №№ 61, 120320100288 Положение
Положение о порядке обработки персональных данных государственных гражданских служащих, работников министерства культуры, печати и по делам национальностей республики марий эл и граждан и ведении личных дел в министерстве культуры, печати и по делам национальностей республики марий эл
1.Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - работники министерства), ведения личных дел в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) и статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), а также порядок хранения и проверки персональных данных граждан Российской Федерации, изъявивших желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы или должности руководителя предприятия (учреждения), находящегося в ведении Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - участники конкурса).
2.Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3.Министр культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - министр) либо его представитель обеспечивает защиту персональных данных работников министерства, содержащихся в их личных делах, и персональных данных участников конкурса от неправомерного их использования или утраты.
4.Министр определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников министерства и участников конкурса, и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
5.При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных работников министерства лица, допущенные к работе с персональными данными, обязаны соблюдать следующие требования:
5.1.В отношении государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие):
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Республики Марий Эл (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - министерство) в порядке, установленном федеральными законами;
е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
5.2.В отношении работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - работники):
а) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
б) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника министр должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами;
в) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Министр должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
г) министр не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации министр вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
д) министр не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
е) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, министр не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
ж) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена министром за счет средств министерства в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
з) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами министра, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
и) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
к) министр, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
6.В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, имеют право:
6.1.Гражданские служащие:
а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе министра или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме министру или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
г) требовать от министра или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие министра или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.
6.2.Работники на:
а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
г) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
д) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе министра исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме министру о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
е) требование об извещении министром всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
ж) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия министра при обработке и защите его персональных данных.
7.Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных работников министерства и участников конкурса, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.
8.В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" на основе персональных данных гражданских служащих в министерстве формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.
9.Министр или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих и участников конкурса при формировании кадрового резерва.
10.В личное дело работника министерства вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, работу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности министерства.
Личное дело работника министерства ведется структурным подразделением министерства по вопросам государственной гражданской службы и кадров (далее - кадровая служба министерства).
11.Персональные данные, внесенные в личные дела работников министерства, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников министерства, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
12.Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих могут предоставляться для опубликования средствам массовой информации в порядке, определенном нормативными правовыми актами Российской Федерации.
13.Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения:
а) декларированный годовой доход;
б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
14.Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе министерства, на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
15.В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения;
б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
16.К личному делу гражданского служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта министерства о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии актов министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта министерства об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
17.К личному делу работника приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии или личный листок по учету кадров;
в) дополнение к личному листку по учету кадров;
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении звания лучшего по профессии, почетными грамотами, награждении ценными подарками, выдачи премии, объявлении благодарности;
з) копия приказа министерства о приеме на работу;
и) автобиография;
к) трудовой договор (экземпляр работодателя);
л) договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
м) характеристики (рекомендательные письма);
н) выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.);
о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;
п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан.
Кроме того, к личному делу руководителя предприятия (учреждения), находящегося в введении министерства, приобщаются документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности руководителя (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).
18.В личное дело работника министерства вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу работника министерства приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
19.Документы, приобщенные к личному делу работника министерства, брошюруются скоросшивателем, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учетные данные работников министерства в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой министерства на электронных носителях. Кадровая служба министерства обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
20.В обязанности кадровой службы министерства, осуществляющей ведение личных дел работников министерства, входит:
а) приобщение документов, указанных в пунктах 16, 17 и 18 настоящего Положения, к личным делам работников министерства;
б) обеспечение сохранности личных дел работников министерства и документов участников конкурса;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников министерства и документах участников конкурса, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям;
д) информирование гражданских служащих, указанных в подпункте "г" настоящего пункта, об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
е) ознакомление работника министерства с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе работника министерства и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
ж) организация проверки достоверности представленных участниками конкурса персональных данных и иных сведений, а также оформление на участников конкурса допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.
21.Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников министерства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах и документах участников конкурса, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников министерства, установленные настоящим Положением.
22.При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.
23.При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.
24.Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, работы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 23 настоящего Положения), хранятся кадровой службой министерства в течение 10 лет со дня увольнения, после чего брошюруются ниткой и передаются в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой министерства, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
25.Документы участников конкурса, не допущенных к участию в конкурсе и участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в кадровой службе министерства, после чего подлежат уничтожению установленным порядком.
26.Документы, содержащие сведения о персональных данных, перечисленные в пунктах 16, 17, 18 настоящего Положения, хранятся в опечатываемом помещении кадровой службы министерства. Для хранения этих документов используются специально оборудованные металлические шкафы, а помещение оборудуется сигнализацией. Ключи от помещения и шкафов находятся у лиц, уполномоченных министром на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных, и хранятся в соответствии с требованиями утвержденной министром инструкции.